Mỗi đợt giảm giá khóa học, nhân viên trung tâm ngồi nhắn tin tay từng phụ huynh
Tự động hóa bán khóa học online là điều nhiều trung tâm gia sư nghĩ tới, ngay sau một đợt giảm giá làm cả nhóm nhân viên rối lên vì phải nhắn tay từng phụ huynh.
Chúng tôi từng chứng kiến một trung tâm gia sư mới mở bán khóa học tiếng Anh online. Có đợt ưu đãi hai tuần, nhưng chỉ nhắn được cho vài chục phụ huynh quen mặt nhất.
Lý do đơn giản: nhân viên nhớ ai thì nhắn người đó trước. Phụ huynh mới, ít tương tác, thường bị bỏ qua dù họ cũng đang cân nhắc mua khóa học.
Kết quả là nhiều phụ huynh lỡ mất đợt giảm giá. Không phải vì họ không quan tâm, mà vì không ai nhớ nhắn tới lượt họ trong lúc trung tâm bận rộn.
Vì sao trung tâm gia sư nhỏ khó duy trì việc nhắc khuyến mãi thủ công lâu dài
Trung tâm gia sư quy mô nhỏ thường có nhân sự kiêm nhiệm. Một người vừa dạy, vừa lo tuyển sinh, vừa chăm sóc khách hàng cùng lúc.
Việc nhắn tin nhắc nhở, vì vậy, rất dễ bị đẩy xuống cuối danh sách ưu tiên. Nhân viên bận dạy thì quên nhắn, rảnh thì lại quên mất ai đang chờ.
Càng nhiều học viên đăng ký, việc nhớ ai đã mua khóa nào, ai đang cân nhắc, càng khó kiểm soát chỉ bằng trí nhớ hay một cuốn sổ tay ghi chép thủ công.
Nhiều trung tâm dùng thêm bảng tính Excel để theo dõi, nhưng bảng tính không tự nhắc việc. Người phụ trách vẫn phải nhớ mở ra kiểm tra mỗi ngày.
Tự động hóa bán khóa học online giải quyết đúng vấn đề nào của trung tâm gia sư
Nói dễ hiểu, tự động hóa ở đây là để hệ thống tự gửi lời nhắc, thay vì chờ nhân viên nhớ ra rồi mới nhắn tay từng người một.
Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn hoặc email tới đúng nhóm phụ huynh đang quan tâm một khóa học nhưng chưa chốt mua, đúng vào thời điểm họ dễ ra quyết định nhất.
Nhân viên không còn phải ngồi rà từng danh sách để nhớ gửi ưu đãi đúng lúc. Việc này diễn ra tự động, dựa trên hành vi thực tế của từng phụ huynh trên website.
Ví dụ, phụ huynh xem trang khóa học ba lần trong một tuần nhưng chưa đăng ký, hệ thống có thể tự gửi thêm một ưu đãi nhỏ để khuyến khích họ chốt sớm hơn.
Một ca thực tế: trung tâm gia sư bỏ lỡ đợt tuyển sinh hè vì quên nhắc phụ huynh đăng ký sớm
Một trung tâm gia sư có chương trình ưu đãi đăng ký sớm cho khóa hè. Nhưng nhân viên chỉ nhắn được một phần phụ huynh, phần còn lại bị bỏ quên vì bận việc khác trong tuần đó.
Sau đợt đó, trung tâm ngồi lại tính chuyện đường dài. Họ tìm hiểu hơn 30 kịch bản khuyến mãi tự động để thiết lập sẵn các mốc nhắc nhở cho từng đợt tuyển sinh trong năm.
Từ đó, mỗi lần có đợt ưu đãi mới, trung tâm không cần ngồi soạn tin nhắn lại từ đầu. Kịch bản đã dựng sẵn, chỉ cần bật lên đúng thời điểm cần dùng.
Những kịch bản khuyến mãi cơ bản trung tâm gia sư có thể áp dụng ngay
Không cần làm phức tạp ngay từ đầu. Vài kịch bản đơn giản đã đủ giải quyết phần lớn tình huống hay gặp ở một trung tâm gia sư.
- Nhắc phụ huynh đã xem khóa học nhưng chưa đăng ký sau vài ngày, kèm một câu hỏi mở như “còn thắc mắc gì về khóa học không ạ?”.
- Ưu đãi riêng cho phụ huynh đã có con học một khóa, mời đăng ký thêm khóa tiếp theo với mức giá ưu tiên người quen.
- Lời nhắc trước ngày kết thúc ưu đãi một, hai ngày, dành cho phụ huynh đã thêm khóa học vào giỏ nhưng chưa thanh toán.
Việc xác nhận đơn hàng cũng nên tự động, để phụ huynh yên tâm ngay sau khi bấm mua. Có thể tham khảo tại đây để hình dung cách một hệ thống xác nhận thanh toán tự động vận hành trong thực tế.
So sánh cách làm thủ công và tự động hóa khi trung tâm mở rộng số lượng khóa học
Cách làm thủ công vẫn ổn khi trung tâm chỉ có vài chục học viên và một, hai khóa học đang mở bán cùng lúc.
Nhưng khi số lượng khóa học tăng lên, mỗi khóa lại có nhóm phụ huynh quan tâm khác nhau, việc nhớ hết bằng tay gần như bất khả thi với một, hai nhân viên.
Tự động hóa giúp trung tâm phục vụ nhiều phụ huynh hơn, ở nhiều khóa học cùng lúc, mà không cần tuyển thêm người chỉ để lo phần nhắc nhở này.
Đây cũng là lý do nhiều trung tâm gia sư quy mô vừa và nhỏ bắt đầu quan tâm hơn đến việc rút bài học từ AI doanh nghiệp trong việc vận hành trung tâm dạy học gọn nhẹ, thay vì cứ mãi làm thủ công như trước.
Chi phí đầu tư hệ thống tự động hóa có đáng cho trung tâm gia sư quy mô nhỏ
Nhiều chủ trung tâm ngại đầu tư vì nghĩ công nghệ này tốn kém, chỉ hợp với trung tâm lớn có ngân sách rộng rãi.
Trên thực tế, chi phí một hệ thống nhắc khuyến mãi tự động thường thấp hơn nhiều so với việc thuê thêm một nhân viên chăm sóc khách hàng làm toàn thời gian.
Nên xem đây là khoản đầu tư dài hạn, giúp giữ chân phụ huynh quay lại mua khóa tiếp theo, chứ không chỉ để giải quyết một đợt khuyến mãi trước mắt.
Bạn có thể xem thêm để biết những trung tâm cùng quy mô đã triển khai công cụ này như thế nào, trước khi quyết định đầu tư cho trung tâm của mình.
Sai lầm phổ biến khi trung tâm gia sư mới bắt đầu dùng kịch bản khuyến mãi tự động
Sai lầm đầu tiên: cài đặt quá nhiều thông báo cùng lúc, khiến phụ huynh cảm thấy bị làm phiền thay vì được quan tâm đúng mức.
Một phụ huynh nhận ba, bốn tin nhắn nhắc nhở trong một tuần cho cùng một khóa học dễ khó chịu, thậm chí chặn luôn kênh liên lạc của trung tâm.
Sai lầm khác: gửi chung một mẫu tin cho tất cả phụ huynh, không phân biệt người mới xem qua với người đã học nhiều khóa trước đó.
Phụ huynh cũ thường cần lời nhắn khác với phụ huynh hoàn toàn mới. Gộp chung một kiểu nội dung khiến thông điệp kém hiệu quả hơn hẳn.
Việc tìm cách tăng tỷ lệ chốt ghi danh khóa học nhờ công cụ AI chatbot bán hàng cũng cần đi kèm việc phân nhóm phụ huynh rõ ràng, chứ không chỉ dựa vào mỗi kịch bản nhắc nhở.
Câu hỏi thường gặp
Trung tâm gia sư nhỏ có cần đầu tư tự động hóa ngay từ đầu không?
Không nhất thiết ngay từ ngày đầu. Nhưng khi số lượng phụ huynh quan tâm bắt đầu vượt quá khả năng nhớ của nhân viên, đây là lúc nên cân nhắc nghiêm túc.
Kịch bản khuyến mãi tự động có làm phụ huynh cảm thấy bị làm phiền không?
Có thể, nếu cài đặt quá nhiều thông báo cùng lúc. Nên giới hạn tần suất nhắc nhở hợp lý, và cá nhân hóa nội dung theo từng nhóm phụ huynh cụ thể.
Nên bắt đầu với bao nhiêu kịch bản khuyến mãi khi mới triển khai?
Hai đến ba kịch bản cơ bản là đủ để bắt đầu. Ví dụ nhắc người chưa chốt mua, và ưu đãi cho phụ huynh cũ mua khóa tiếp theo, sau đó mở rộng dần khi quen tay.
Tự động hóa có thay thế hoàn toàn việc tư vấn trực tiếp cho phụ huynh không?
Không. Hệ thống chỉ lo phần nhắc nhở đúng lúc. Phần tư vấn sâu, giải đáp thắc mắc cụ thể của từng phụ huynh vẫn cần con người trực tiếp xử lý.
Việc chọn công cụ AI chatbot phù hợp để tư vấn khóa học ngay trên website cũng nên đi cùng lúc với việc dựng kịch bản nhắc khuyến mãi, để trung tâm không phải ngồi nhắn tay từng người mỗi khi có đợt ưu đãi mới.